Praca zdalna w Archicadzie

Jednym z najczęściej powtarzających się pytań w naszych rozmowach z Multibimowiczami jest to dotyczące możliwości zorganizowania pracy zdalnej z użyciem Archicada. Motywacje użytkowników i użytkowniczek bywają różne: czasami po prostu chcą mieć możliwość aby popracować w komfortowych warunkach z domu, a czasami potrzebują zorganizować stanowisko pracy dla osoby, która na stałe przebywa w innym mieście lub nawet kraju. Niezależnie od motywacji, zorganizowanie w Archicadzie stałej pracy zdalnej lub pracy hybrydowej jest proste! Zanim jednak przystąpimy do działania, dobrze jest zadać sobie parę pytań, które pomogą nam w wyborze odpowiedniej metody.

Zapewnienie licencji do pracy zdalnej

Pierwsza sprawa o której należy pomyśleć to sposób zapewnienia osobie mającej pracować zdalnie licencji Archciada. Jeśli osoba ta posiada swojego Archicada, nie ma problemu. Jeśli jednak zamierzamy korzystać z firmowych licencji, powstaje szereg zagadnień, na które należy zwrócić uwagę. Warto odpowiedzieć sobie na następujące pytania:

1. Jakie posiadamy rodzaje kluczy do Archicada? Klucze typu fizycznego (tzw. klucze hardware zapisane na pendrivie) wymagają, aby zabrać je ze sobą, celem wpięcia na drugim komputerze. Jest to mniej polecane rozwiązanie, ponieważ przenoszony na przykład w kieszeni klucz łatwo zgubić. Zatem zabierając tego typu klucz odpowiadamy za jego bezpieczeństwo. Lepszym rozwiązaniem w tym przypadku są klucze typu wirtualnego. Oczywiście w tym przypadku również musimy pamiętać o tym, by dzień przed planowaną pracą zdalną odpiąć licencję w biurze. Jest to jednak rozwiązanie bezpieczniejsze, ponieważ klucz wirtualny trudniej zgubić lub zniszczyć.
2. Jaki rodzaj licencji posiadamy? Licencje typu single pozwalają na dowolne przepinanie ich między komputerami. Wymaga to jedynie dostępu do konta Graphisoft ID z dostępną licencją. Licencje typu NET są w tej kwestii bardziej złożone. Automatycznie przypisują się one do tych komputerów w sieci wewnętrznej, które uruchomią Archicada. Aby tak pobraną licencję móc ze sobą zabrać, wymagane jest wykupienie dodatkowej opcji tak zwanego wypożyczenia licencji – jest ona dostępna w menu Archicada Pomoc > Informacja o licencjach. Musimy zatem pamiętać, aby dzień przed zdalną pracą podłączyć się komputerem, na którym zamierzamy pracować do sieci wewnętrznej i wypożyczyć licencję.
3. Nieco drażliwym, ale bardzo ważnym pytaniem jest to dotyczące poziomu zaufania w naszej organizacji. W przypadku licencji typu single przekazujemy dostęp do nich pracownikom poprzez login i hasło do konta Graphisoft ID. Ściągnięta na prywatny komputer licencja nie może zostać zdalnie odpięta. Musimy zatem mieć zaufanie, że zostanie zwrócona oraz zdecydować czy godzimy się na wykorzystanie jej do celów prywatnych. W przypadku wypożyczenia licencji NET sprawa jest o tyle prostsza, że możliwe jest ustalenie jego ram czasowych. Po tym czasie licencja samoistnie się dezaktywuje.
4. Ostatnie pytanie dotyczy tego jaki rodzaj pracy zdalnej przewidujemy? Zastanówmy się, czy potrzebujemy zorganizować stałe stanowisko pracy zdalnej, czy chcemy po prostu zapewnić zespołowi możliwość pracy hybrydowej od czasu do czasu. W przypadku tej pierwszej użycie licencji single może być lepszym wyborem – przecież pracownik będzie korzystał z licencji codziennie. Nie ma sensu organizować wypożyczania licencji typu NET. W drugim przypadku korzystanie z licencji NET może być korzystniejsze, ponieważ jesteśmy w stanie zapanować nad tym kto i na jaki czas “wynosi” licencję z biura.

System pracy i organizacja infrastruktury

Zanim przejdziemy do metod pracy zdalnej, warto zatrzymać się jeszcze przez parę chwil nad tym w jaki sposób funkcjonuje nasza organizacja. Kluczowe do podjęcia decyzji o metodzie pracy zdalnej jest to czym się zajmujemy i na ile posiadamy własną obsługę sfery IT, a na ile zajmujemy się nią samodzielnie.

1. Przede wszystkim zastanówmy się, nad jakimi projektami pracujemy? Jeśli są to małe projekty, przy których zawsze pracuje jedna osoba, wybór będzie prostszy. Jeśli jednak pracujemy zespołowo i nad projektem pracuje jednocześnie parę osób, będzie konieczne podjęcie kilku dodatkowych decyzji w kontekście zapewnienia dostępu do serwera Bimcloud.
2. Czy jesteśmy gotowi na poniesienie dodatkowych kosztów by zorganizować pracę zdalną? Niektóre formy organizacji pracy zdalnej wymagają zakupu płatnych wersji oprogramowania, dlatego musimy sobie odpowiedzieć na pytanie, na ile ta możliwość jest dla nas kluczowa. Ostatnie lata dowodzą, że praca na tzw. home office może być nawet bardziej wydajna niż praca z biura.
3. Kto ma obsługiwać nasz serwer? Utrzymywanie infrastruktury serwerowej we własnym biurze wymaga zaangażowania kompetentnych osób. Nie każdy architekt jest uzdolniony w tym zakresie. O ile uruchomienie Bimclouda dla paru osób jest proste, o tyle w przypadku dużych zespołów nie obejdzie się bez osoby obsługującej sieć wewnętrzną, która będzie dbać o serwer, dodawanie do niego użytkowników etc.

Metody pracy zdalnej w Archicadzie

Jeśli znamy już odpowiedzi na wszystkie powyższe pytania, możemy przejść do konkretnych rozwiązań. Można wyszczególnić przynajmniej cztery metody pracy zdalnej z użyciem Archciada. Różnią się one zastosowaniem, praktycznością oraz dodatkowymi kosztami obsługi. Przyjrzyjmy im się po kolei.

Praca zdalna na projektach indywidualnych

Pliki Archicada można wymieniać w chmurze na dowolnym dysku sieciowym, takim jak Google Drive, Dropbox, Onedrive itp. Po prostu zapisujemy projekt na dysku, a następnie po zsynchronizowaniu możemy uzyskać do niego dostęp na innym komputerze. Co ważne: na takim dysku nie ma możliwości zainstalowania Bimclouda i pracy zespołowej w czasie rzeczywistym! Praca opiera się tylko na projektach indywidualnych w formacie PLN/PLA.

Rozwiązanie to jest odpowiednie dla osób, które pracują samodzielnie, ale korzystają z wielu komputerów, albo dla pracowni, które wykonują na tyle niewielkie projekty, że jednocześnie pracuje na nich tylko jedna osoba. Zaletą tego rozwiązania jest brak dodatkowych kosztów – większość projektantów i tak opłaca dyski sieciowe.

Należy wystrzegać się sytuacji, w których dwie osoby otworzą ten sam plik – spowoduje to powstanie kopii konfliktowych i trudności z późniejszym połączeniem obu wersji. Trzeba również zwrócić dużą uwagę na biblioteki, których używamy. Jeśli korzystamy tylko z bibliotek Archicada i ich domyślnych lokalizacji, wszystko powinno działać prawidłowo na każdym komputerze. Jednak jeśli korzystamy z innych bibliotek zewnętrznych, konieczne jest zapewnienie tych samych ścieżek dostępu na wszystkich komputerach, co w praktyce jest często trudne.

Teoretycznie sposobem obejścia problemu jednoczesnej pracy na jednym projekcie w takim systemie, może być zbudowanie struktury plików Hotlink, które będą się składały na główny plik. Każda osoba pracuje wtedy na swoim Hotlinku. Przypomina to nieco dawną metodę pracy z XREFami w Autocadzie. Taki system jest jednak dość kłopotliwy, ponieważ trudno zapanować nad tym, kto nad jakim plikiem pracuje oraz utrzymać spójność atrybutów i prawidłowe ścieżki do Hotlinków.

Praca zdalna na projektach zespołowych

Bimcloud to ogólna nazwa oprogramowania do współpracy projektantów w czasie rzeczywistym na jednym modelu BIM. Posiada on kilka wersji: Bimcloud Basic, Bimcloud (tzw. pełna wersja) oraz Bimcloud SAAS. Aby dowiedzieć się jakie różnice występują między różnymi wersjami Bimclouda, polecamy przeczytać ten artykuł. Różnice występują również w możliwościach pracy zdalnej.

• Praca zdalna na Bimcloud Basic

Bimcloud Basic to podstawowa wersja oprogramowania Bimcloud. Wymaga ona posiadania własnego serwera w biurze i jest przeznaczona jest dla mniejszych i średnich zespołów. Jej zaletą jest fakt, że jest darmowa oraz że zaspokaja większość potrzeb codziennej pracy zespołów projektowych. Jednak możliwości współpracy zdalnej przy użyciu Bimcloud Basic są ograniczone – nie jest on licencjonowany przez Graphisoft do tego typu pracy. Wynika to z faktu, że operuje on protokołem HTTP, który nie zabezpiecza należycie przesyłanych danych. Dlatego nie jest możliwe wystawienie serwera “na zewnątrz” – poza naszą sieć wewnętrzną.

W praktyce jednak praca zdalna jest możliwa i wiele pracowni decyduje się na takie rozwiązanie. W tym celu konieczne jest podłączenie się z dowolnej lokalizacji do wewnętrznej sieci biurowej poprzez VPN. Należy jednak pamiętać, że jest to działanie na własną odpowiedzialność. Graphisoft nie zapewnia w takim przypadku wsparcia technicznego i nie odpowiada za bezpieczeństwo takiej infrastruktury. Zabezpieczenie połączenia leży po stronie użytkownika i jego zespołu obsługującego sprawy IT. Dlatego próbując tego typu rozwiązań pamiętajmy o zatrudnieniu odpowiedniego profesjonalisty.

• Praca zdalna na Bimcloud

Wersja pełna Bimcloud również wymaga posiadania fizycznie serwera w biurze, ale w przeciwieństwie do Bimcloud Basic jest płatna. W zamian oferuje bardziej zaawansowane funkcjonalności, m.in. możliwość hostingu plików i lepsze możliwości zarządzania użytkownikami. Jest to wersja przeznaczona dla średnich i większych pracowni, które realizują BIM na zaawansowanym poziomie.

Pełna wersja Bimcloud pozwala na pracę zdalną, ponieważ pracuje w zabezpieczonym protokole HTTPS. Dzięki temu możliwe jest po prostu ustawienie odpowiedniego adresu w naszej domenie, przez który użytkownicy mogą bezpiecznie podłączyć się z zewnątrz do serwera. Praca wygląda w tym wypadku analogicznie, jak w przypadku kiedy znajdujemy się w sieci wewnętrznej – łączymy się jedynie z serwerem poprzez inny adres.

• Praca zdalna na Bimcloud SAAS

Najmłodszym produktem w rodzinie Bimcloud jest tak zwany Bimcloud jako usługa – SAAS. Jest to zdecydowanie najlepsze i najbezpieczniejsze rozwiązanie do pracy zdalnej, niezależnie od wielkości projektów. Hasłem przewodnim jest tu “Zero IT, zero stresu”. 

Oznacza to, że wykupując subskrypcję powierzamy stworzenie, obsługę i utrzymanie serwera Graphisoftowi. Nie jest potrzebne posiadanie komputera z zainstalowanym serwerem w pracowni. Pracujemy łącząc się indywidualnym adresem z dowolnego miejsca. Warunkiem jest jedynie dostęp do internetu. Nie musimy posiadać specjalistycznej obsługi IT. Nasze projekty są bezpieczne na serwerach Graphisoftu. Bimcloud SAAS możemy zamówić poprzez sklep Graphisoft.

Podsumowanie

Jak widać Archicad zapewnia dużo różnych możliwości pracy zdalnej. Niezależnie od tego, czy po prostu chcemy zapewnić sobie elastyczność, czy na stałe zatrudnić osobę z odległego miejsca – na pewno znajdziemy adekwatne rozwiązanie.

Zapoczątkowany dwa lata temu trend promujący pracę zdalną nadal się utrzymuje. Wynika to zapewne z niechęci, jaką większość z nas od zawsze czuła do sztywnego systemu pracy i codziennych, męczących dojazdów do biura. Być może całkowicie zdalna praca nie będzie dominującym modelem w przyszłości, ale możliwość pracy hybrydowej już teraz jest istotnym czynnikiem przewagi konkurencyjnej w walce o dobrego, zaangażowanego pracownika. Dlatego zachęcamy do przetestowania powyżej zaprezentowanych możliwości.